Cómo organizar un espacio de trabajo compartido en casa

Trabajar desde la casa puede ser una buena alternativa para evitar traslados y aprovechar mejor los espacios del hogar. Pero cuando más de una persona necesita trabajar desde el mismo lugar, aparecen nuevos desafíos: llamadas y reuniones al mismo tiempo, diferencias de horario, falta de espacio y hasta discusiones por quién dejó papeles u otras cosas sobre la mesa.

La solución no necesariamente requiere tener una habitación exclusiva para cada persona. Incluso un espacio pequeño puede convertirse en una oficina compartida si se distribuye de acuerdo con las necesidades de quienes lo utilizan.

La clave está en definir desde el principio qué necesita cada uno y qué elementos pueden compartir. En este tipo de espacios, además de buscar comodidad y orden, también es importante considerar la protección de la vivienda y sus contenidos. Por eso, un Seguro Hogar puede ser una alternativa para contar con respaldo frente a determinados imprevistos, de acuerdo con las coberturas contratadas.

Primero, definan qué necesita cada persona

Antes de mover muebles o comprar un escritorio nuevo, conviene hacer una lista con las actividades que realizará cada integrante. No es lo mismo trabajar principalmente con un computador que necesitar espacio para documentos, materiales u otros equipos.

También es útil identificar qué elementos serán de uso personal y cuáles podrán compartirse. De esta manera, cada persona puede tener su propio lugar para guardar sus cosas y se evita que los objetos terminen mezclados.

Cuando el espacio es reducido, los muebles que cumplen más de una función pueden ser una alternativa. También se pueden aprovechar las paredes con repisas o estantes, liberando parte de la superficie del escritorio.

También se puede compartir una mesa, aunque eso no significa necesariamente trabajar sobre el mismo espacio. Ahí pueden jugar un rol una cajonera, un organizador o incluso una repisa pueden servir para marcar dónde comienza y termina el lugar de cada persona.

Otra posibilidad es distribuir los escritorios en forma de L, uno al lado del otro o incluso espalda con espalda. La elección dependerá del tamaño de la habitación y de cuánto necesiten interactuar durante la jornada. Una distribución que deje a cada persona mirando hacia una pared puede ayudar a reducir las distracciones, mientras que trabajar frente a frente puede ser útil cuando ambos necesitan colaborar.

Ordenar también significa saber dónde está cada cosa

En un espacio compartido, mantener un sistema de almacenamiento puede evitar más de algún problema o confusión respecto a qué cosa le pertenece a quién. 

Cada persona puede contar con una cajonera, caja o sector de una estantería para guardar sus documentos y objetos de trabajo para que sea más facil separar las cosas de cada uno.

Para aquello que sí se comparte, lo mejor es acordar un lugar específico. Así, cuando alguien necesite una impresora, una carpeta o algún material, sabrá dónde encontrarlo.

Este orden también puede ser útil cuando el espacio de trabajo vuelve a cumplir otras funciones durante el día. Si la oficina está instalada en el comedor, dormitorio o sala de estar, mantener los elementos agrupados facilita despejar el lugar cuando termina la jornada.

La iluminación y la ventilación también importan

Un espacio de trabajo cómodo no depende solamente de los muebles. La iluminación es otro aspecto que conviene considerar, especialmente cuando las personas pasan varias horas frente a una pantalla.

Siempre que sea posible, aprovechar la luz natural puede ayudar a crear un ambiente más agradable. Una alternativa es ubicar los escritorios cerca de una ventana, procurando que la luz no genere reflejos molestos en las pantallas. Cuando la iluminación natural no es suficiente, se puede complementar con una lámpara ubicada directamente sobre el área de trabajo.

La ventilación también debería formar parte de la planificación. Un ambiente agradable y con una temperatura adecuada puede hacer más llevadera una jornada extensa, especialmente cuando dos personas ocupan el mismo espacio.

Uno de los principales desafíos de una oficina compartida aparece cuando las rutinas son diferentes. Mientras una persona puede estar concentrada en una tarea, la otra podría tener una reunión remota por videollamada o necesitar conversar.

Por eso, puede ser útil acordar previamente los momentos en que se necesita mayor silencio. También pueden avisarse cuando tengan reuniones importantes o llamadas extensas.

Los audífonos son otra alternativa sencilla cuando ambos necesitan trabajar simultáneamente. De esta manera, cada persona puede escuchar reuniones, música o contenido sin afectar a quien está trabajando al lado.

Cuidar los equipos también es parte de organizar el espacio

Computadores, monitores, impresoras y otros dispositivos pueden convertirse en elementos centrales de una oficina en casa. 

Por eso, además de buscarles un lugar donde no estorben, conviene mantener los cables ordenados y evitar que los equipos queden expuestos a golpes, líquidos u otras situaciones que puedan dañarlos.

También es recomendable revisar las instalaciones eléctricas disponibles antes de sumar varios dispositivos. Si el espacio necesita nuevos enchufes o modificaciones en sus conexiones, estas deben planificarse de acuerdo con las necesidades del lugar.

Un espacio compartido también necesita reglas compartidas

Organizar una oficina para dos personas no significa que todo tenga que ser idéntico. Cada integrante puede adaptar su puesto de trabajo a sus propias necesidades, siempre que se respeten los espacios comunes. Entonces, definir dónde se guardan los objetos, qué elementos se comparten, cuándo se necesita silencio y cómo se utilizará el espacio fuera del horario laboral son acuerdos simples que pueden hacer una diferencia.

Al final, no se trata de tener la oficina más grande ni de llenar la habitación de muebles. Con una buena distribución, almacenamiento adecuado, iluminación, comodidad y algunos acuerdos entre quienes comparten el espacio, es posible convertir incluso un rincón de la casa en un lugar de trabajo funcional para todos.

Y cuando el hogar también concentra equipos de trabajo, documentos y otros elementos que forman parte de la rutina diaria, contar con un Seguro Hogar puede entregar una alternativa de protección frente a determinados imprevistos, siempre considerando las coberturas y condiciones establecidas en la póliza.